この記事でわかること
- ChatGPT で議事録を作る最短のワークフロー
- 文字起こし→要約→TODO抽出までのコピペ可能なプロンプト
- 失敗しない「壊れない議事録テンプレート」
- 機密情報を扱うときの注意点と対策
「会議が終わってから議事録を書く時間が取れない」——多くのビジネスパーソンが抱える悩みです。ChatGPT を活用すれば、文字起こしさえ用意すれば 数分で議事録の8割が完成 することも珍しくありません。
本記事では、議事録作成の全工程を ChatGPT で半自動化する具体的なプロンプトとワークフローを公開します。
関連記事：ChatGPTでメール返信を爆速化するプロンプト集 — メール業務の自動化はこちら／議事録AIのおすすめ比較 — 文字起こしAI自体の選び方はこちら
ChatGPT で議事録を作る基本ワークフロー
[1] 会議を録音（または Web会議の録画）
↓
[2] 文字起こし（議事録AI または ChatGPT 音声入力）
↓
[3] ChatGPT で要約・構造化（プロンプト1）
↓
[4] TODO・決定事項を抽出（プロンプト2）
↓
[5] 共有用フォーマットに整形（プロンプト3）
各ステップで使うプロンプトを、コピペできる形で順に紹介します。
ステップ1：文字起こしの準備
ChatGPT 自体にも音声入力機能はありますが、長時間の会議には議事録AI（Notta、Rimo Voice 等）の文字起こし機能を併用 するのが現実的です。
文字起こしテキストが手元にある状態を前提に、以下のプロンプトを使います。
ステップ2：要約・構造化のプロンプト
以下は会議の文字起こしです。これをもとに、ビジネスで使える議事録を作成してください。
【出力フォーマット】
■ 会議名：（推測してください）
■ 日時：（不明なら省略）
■ 参加者：（テキストから抽出）
■ 議題：
1. 〜
2. 〜
■ 主な議論内容：
- 各議題ごとに、誰が何を発言したかを2〜3行で要約
■ 決定事項：
- 箇条書きで明確に
■ 持ち越し事項：
- 次回以降に判断する項目を箇条書き
【スタイル】
- 敬体（です・ます調）
- 結論を先に書く
- 個人名は「〇〇さん」「〇〇部長」のように敬称付き
【文字起こし】
<ここに文字起こしテキストを貼り付け>
このプロンプトの肝は「出力フォーマットを明示する」ことです。曖昧に「要約して」と頼むと、毎回フォーマットがバラバラになって編集工数が増えてしまいます。
ステップ3：TODO・決定事項を抽出するプロンプト
先ほどの議事録から、以下の2種類を別々に抽出してください。
【決定事項】
- 会議内で確定した内容を箇条書きで
- 主語と内容を明確に（例：「営業部が〇〇を実施する」）
【TODO】
| 担当者 | タスク | 期限 |
|---|---|---|
- 表形式で出力
- 担当者が不明な場合は「未定」
- 期限が不明な場合は「次回会議まで」とする
決定事項と TODO を 明示的に分けて出力 すると、後工程（タスク管理ツールへの転記など）が楽になります。
ステップ4：共有用フォーマットに整形するプロンプト
先ほどの議事録を、以下の形式で社内 Slack に投稿できる形に整形してください。
【出力ルール】
- マークダウン形式
- 冒頭に1〜2行のサマリー（読まれる確率が上がる）
- 全体で500字以内に圧縮
- 重要な決定事項は太字で強調
- 詳細は別途共有する旨を最後に1行
Slack や Chatwork に投稿する場合、全文を貼ると誰も読まない ため、サマリー版を別途生成するのが鉄則とされます。
「壊れない議事録テンプレート」をプロンプト化する
毎回フォーマットを書くのは面倒なので、ChatGPT のカスタム指示 や Claude のプロジェクト機能 にテンプレートを登録しておくことを強く推奨します。
登録する内容の例：
- 自分の役割（職種・部署）
- 議事録の基本フォーマット（上記ステップ2の形式）
- スタイルの好み（敬体・常体・箇条書きの粒度）
- 共有先のフォーマット要件（Slack、Notion、メール等）
これを一度登録しておけば、毎回のプロンプトは「この文字起こしを議事録にして」だけで済む ようになります。
より実用的な3つの応用テクニック
1. 専門用語の事前登録
議事録によく出る業界用語・社内用語をプロンプトの先頭に登録しておくと、誤変換が減ります。
【専門用語の補足】
- ARR：年間経常収益（Annual Recurring Revenue）
- LTV：顧客生涯価値（Lifetime Value）
- 〇〇プロジェクト：当社の主力新規事業
2. 発言者の役割を補足
「〇〇さんは法務担当」「△△さんは新人」といった補足をプロンプトに含めると、要約の文脈精度が上がります。
3. 「次回会議のアジェンダ案」を同時生成
先ほどの議事録の内容を踏まえて、次回会議のアジェンダ案を3〜5項目で作成してください。
持ち越し事項を最優先に、新規論点があれば末尾に追加してください。
会議が終わると同時に 次回の準備の8割が終わる という状態を作れます。
機密情報を扱うときの注意点
業務会議には、人事情報・契約金額・顧客リストなど、外部に出すべきでない情報が含まれることがあります。法人利用では以下のいずれかの対策が必須 とされます。
- ChatGPT Team / Enterprise プラン（学習データへのオプトアウトが標準）
- Claude Team / Enterprise プラン（同上）
- 機密部分を仮名・記号に置き換えてから貼り付ける
- 社内承認された法人向けAIサービスを優先利用する
無料プランや個人プランの ChatGPT に機密情報を直接貼り付けることは、情報セキュリティリスクの観点で避けるべきとされます。
失敗しがちなパターン
1. 文字起こしの精度が低いまま要約に渡す
文字起こしに固有名詞の誤りや欠落が多いと、要約も誤った内容になります。音源の質が悪いときは、文字起こし段階で人間の目視修正を入れる 一手間が品質を決めます。
2. プロンプトに「業界の文脈」を書かない
「〇〇業界の用語が頻出する」「××法に関連する話題が含まれる」など、文脈情報を渡さないと一般的な要約になりがちです。
3. 出力をそのまま共有する
ChatGPT の出力には、文意の取り違いや細かい数字の誤りが残っている可能性があります。共有前の人間の目視確認は必須 です。
まとめ
- ChatGPT で議事録は「文字起こし→要約→TODO抽出→共有整形」の4ステップで半自動化できる
- プロンプトは 「出力フォーマットを明示する」 ことで品質が安定する
- カスタム指示／プロジェクト機能にテンプレを登録すれば、毎回のプロンプトは1文で済む
- 機密情報を扱うなら Team / Enterprise プラン または仮名化が必須
- 出力の人間チェックは省略しない
会議1本あたりの議事録作成時間が30分→5分に短縮されれば、月10本で 4時間以上 の可処分時間が生まれる計算になります。まずは1本、上記プロンプトでお試しください。
